Kernprozesse optimieren – Wie geht das?

Zu lange Wartezeiten auf dem Notfall, viele „Umzüge“ von Patienten innerhalb ihres Aufenthaltes, unzufriedene Mitarbeiter, viele Überstunden bei Mitarbeitern, Patientenbeschwerden über ungenügende Kommunikation, vermehrte Medikationsfehler – das sind alles gute Gründe, die Kernprozesse in einer Klinik zu optimieren. Doch wie lässt sich das am besten angehen?

1. Eingrenzen des Problems:

Zunächst ist es wichtig, das Problem genau zu definieren. Handelt es sich um ein abteilungsinternes Problem oder einen systemischen Fehler? Wenn es ein systemischer Fehler ist, sollten Sie eine Pilotabteilung bestimmen, um mit der Optimierung zu beginnen.

2. Gute Vor-Ort-Analyse:

Eine gründliche Vor-Ort-Analyse ist unerlässlich. Nutzen Sie Befragungen, Beobachtungen und Auswertungen von bisherigen Daten, um die aktuellen Prozesse zu verstehen und Schwachstellen zu identifizieren.

3. Definition der Optimierungsziele:

Klare und messbare Ziele sind entscheidend für den Erfolg. Definieren Sie, was Sie erreichen möchten – sei es eine Reduzierung der Wartezeiten, eine verbesserte Kommunikation oder eine effizientere Nutzung von Ressourcen.

4. Zusammenstellung eines interprofessionellen Projektteams:

Ein interdisziplinäres Team aus verschiedenen Abteilungen und Fachbereichen ist wichtig, um unterschiedliche Perspektiven einzubringen und eine ganzheitliche Lösung zu entwickeln.

5. Stringente Kommunikation:

Kommunizieren Sie transparent und regelmäßig mit allen Beteiligten. Informationen, Involvierung und Interaktion sind entscheidend, um Akzeptanz und Unterstützung für die Optimierung zu gewinnen.

6. Meilensteine und Projektplanung:

Setzen Sie klare Meilensteine, Termine und einen Projektplan, um den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass das Projekt im Zeit- und Budgetrahmen bleibt.

7. Unterstützung des Designteams:

Geben Sie dem Designteam die notwendigen zeitlichen und räumlichen Ressourcen, um innovative Lösungen zu entwickeln und umzusetzen.

8. Schnelle Umsetzung von Lösungen (Quick Wins):

Starten Sie mit kleinen, schnell umsetzbaren Maßnahmen, um frühzeitig Erfolge zu erzielen und das Momentum für die weitere Optimierung aufrechtzuerhalten.

9. Implementierung und Erfolgsmessung:

Implementieren Sie die neuen Lösungen und messen Sie kontinuierlich die Ergebnisse. Überprüfen Sie regelmäßig, ob die Optimierungsmaßnahmen die gewünschten Verbesserungen bringen.

10. Wertschätzung und Anerkennung:

Feiern Sie Erfolge und Fortschritte im Optimierungsprozess. Anerkennung motiviert das Team und stärkt den Zusammenhalt.

11. Skalierung auf andere Abteilungen:

Rollen Sie erfolgreiche Lösungen auf andere Abteilungen aus und passen Sie sie bei Bedarf an die spezifischen Anforderungen an.

12. Kontinuierliche Überprüfung und Anpassung:

Halten Sie den Optimierungsprozess kontinuierlich im Blick. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen sind notwendig, um sicherzustellen, dass die Optimierung langfristig erfolgreich bleibt.

Durch eine gründliche Analyse, eine klare Zielsetzung und eine effektive Umsetzung ist es den Kliniken möglich, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig die Qualität der Versorgung zu verbessern. Dies ist nicht nur für die Patientinnen und Patienten von Vorteil, sondern auch für die langfristige Zukunftsfähigkeit der Klinik.

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